Faciliter des ateliers à distance

Faciliter des ateliers à distance

Faciliter des ateliers à distance 300 319 Eva VILLEBRUN

Faciliter des ateliers à distance

Faciliter des ateliers à distanceDans le contexte du confinement dû au Covid-19 et faciliter les ateliers à distance, l’équipe d’Océan Bleu a pu tester différents types d’animation et différents outils pour des réunions, des présentations ou la facilitation d’ateliers avec ses clients. Nous souhaitions prendre un peu de temps et partager nos retours d’expérience sur ce qui fonctionne et sur les points de vigilance.

 

Les outils :

L’équipe utilise l’outil Zoom pour les visioconférences, que ce soit pour de simples réunions, ou pour l’animation d’atelier avec un client. Cet outil présente plusieurs avantages, dont celui de pouvoir créer des sous-groupes pour échanger. Un autre avantage est celui de pouvoir partager son écran. Une solution pratique, lorsque l’on souhaite présenter un rendu à un client. L’outil permet également d’interagir avec des pictogrammes, lorsqu’il y a un grand nombre de participants.

Ensuite, nous avons testé l’outil Mural pour faciliter les ateliers à distance. Cet outil permet d’importer les canevas sur lesquels nous avons l’habitude de travailler, mais aussi il permet aux participants de venir remplir ces différents canevas grâce à des post-its virtuels.

Pour le facilitateur, un double écran est solution commode : un écran pour les participants et un écran pour les documents de partage ou pour l’application Mural

Il existe une multitude d’outils tels que Klaxoon, Hangouts, Skype, etc. Le tout étant de faire attention à ne pas multiplier les outils lors d’une session, pour ne pas perdre de temps et surtout ne pas perdre les participants.

 

La préparation :

En amont de l’animation d’un atelier à distance, nous recommandons de bien préparer la session. Par exemple, envoyer des consignes et un lien et vers l’outil aux participants quelques jours avant pour qu’ils puissent se familiariser. L’objectif est de gagner le maximum de temps en atelier, et limiter le risque de perdre une heure à expliquer l’outil, et à donner des consignes aux différents participants.

 

L’animation :

Concernant l’animation, à partir d’un certain nombre de participants, il est préférable d’être deux. Un facilitateur qui s’occupe de présenter le contenu et donner les consignes, un autre qui s’occupe de la gestion des outils et des interactions avec les participants.

Pour faciliter l’animation, nous demandons aux participants de couper leur micro le temps de l’intervention de l’animateur. Les participants ont alors la possibilité de demander à prendre la parole pour poser une question grâce à des pictogrammes (sur l’outil Zoom). Le deuxième facilitateur est présent pour gérer ces interactions.  De manière générale la formalisation des consignes est d’autant plus importante à distance que l’animateur n’a pas le feedback de l’attitude physique des participants. Il ne peut pas savoir de manière naturelle si les consignes ont été comprises ou pas.

Tout comme en présentiel, il est possible de faire travailler les participants en sous-groupes, grâce aux outils Zoom et Mural.

Lorsque nous donnons des exercices pratiques à réaliser en sous-groupe, nous préconisons des petites sessions de maximum 20 min. Le distanciel demande une concentration plus élevée, qui fatigue rapidement les participants.

Si la session dépasse 2h, nous faisons une pause médiane de 15 minutes en demandant aux participants de sortir de leur écran.

 

Les temps d’échange :

Grâce aux différents ateliers que nous avons pu animer, nous avons remarqué que cela peut prendre plus de temps à distance. En effet, les échanges sont moins fluides, il faut donc prévoir des temps d’échanges plus longs et revoir son agenda de l’atelier en fonction. Selon la préparation qu’il est possible de faire avant la session, il faut compter entre 50 et 100 % de temps en plus à prévoir à distance.

La situation actuelle a permis à l’équipe d’Océan Bleu de tester l’animation d’ateliers à distance. Il en relève que cela peut parfois s’avérer être plus complexe qu’en présentiel. Mais avec une bonne préparation, il y a de nombreux avantages à déployer ce type d’intervention, dont celui à terme, de limiter les déplacements chez nos clients.

Retour…

  • Bonjour Eva,
    Merci pour ce « post ».
    Je vais aussi publier bientôt sur LinkedIn un chapitre supplémentaire gratuit de mon bouquin (payant (;>°) publié l’an dernier, qui recensera tous les retours d’expérience issus de mes collègues des réseaux sur « la facilitation de l’intelligence collective à distance ».
    Merci d’avance pour vos commentaires, et bonjour à toute l’équipe.
    Cordialement,
    Philippe Labat

    • Bonjour Philippe,
      Super ! Je regarderai ça de près 😉
      Bonjour de toute l’équipe également !
      À très bientôt,
      Cordialement,
      Eva

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